写好工作场景中的电邮，这6个要素必须有 | 业务菜

封面图来自一个App（摄影 | Nathan Dumlao）

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电邮-律师的工作方式和工作本身

工作这几年，我形成一个偏见，对会用电子邮件沟通工作的人有几分莫名的好感。而对写不出一封像样电邮，发邮件没主题没正文一个附件扔过来的人，会擅自断定这家伙工作状态不会好到哪里去。

从事律师工作，需要与机构客户频繁沟通，且伴随数量众多的文件。如果不能妥善使用电邮，而把工作场景置于即时通讯比如微信，那简直是一场灾难。遗憾的是，不是每位客户、每名律师都能有意识并且做到这一点。

工作中，仍然有诸多问题讨论、信息传输在微信上，用你一言我一语的龙门阵聊天法，缓慢而低效地推进工作。讨论过程不仅随着发言的时间流石沉大海，发送的文件也常因通讯工具对附件的定期清理或未保存而丢失。

若不是需要面对面交流或口头沟通，电邮可以作为最妥当的日常工作沟通方式。它可以选择明确的收件方，同步抄送相关人士，并附带图片或文档附件，完整而周全。

律师处理的项目、参与的交易，大多为商务场合；相应的，工作方式也应具备一定的商务性或形式感。相比QQ、微信等以便捷为特征的沟通工具，电邮具有更严谨、更正式的特征。熟练运用电邮进行工作，是对新律师的入门要求。

电邮，不仅是非诉律师的工作方式，它还是非诉律师的工作本身。

如果你身边有律师朋友，当你和他/她约会时，经常收到这样的回复“等我回个电邮就出发”，“等我写个电邮，20分钟后中区见”。当你休假数日后打开邮箱，未读邮件更是在列表上不断后退，跳动更新。从中挑出需要你回复的尽快处理完毕，也是律师的工作内容之一。

团队出具的法律备忘录、尽职调查报告、法律意见书和律师函等，一般都通过电邮向客户发出。这可不是正文一言不发，发个附件就完事这么简单。你需要在电邮中对工作情况作简要反馈，或对研究问题作简要概括。清晰得体的电邮，能让客户在收到律师工作成果的同时，有更好的法律服务体验。

02

邮件为何没被即时通讯打败？

知乎上有个有意思的问题：

邮件服务为什么没有被即时通信服务打败？

这个问题的答案，正与电邮在工作中的作用有关。

1.延时互动

相比即时通讯软件，邮件是一种延时互动。

电子邮件的延时性，是我从内心深处最喜欢它的特征，尽管这会对律师及时回复的职业形象有所损伤。通讯工具发展到今天，即时性给人们带来无限的便利，也带来无穷的困扰。困扰的根源，在于它要求社会系统中的每一个成员，需要“随时在线”。

这是一种极有负担感的心理感受，多数人并不喜欢——也不愿意——每时每刻都与这个世界连接。保有一小块自己的生活时间或思考空间，是每个独立主体的心理需求。正因如此，法国2017年1月1日实施新法，对雇员下班后的“断网权利”给予法律保障。

选择使用电邮，意味着发件方默许你可以延时回复，而不必即刻与他/她互动。若你可以立刻给予回复，对方会有高于预期的惊喜感，进而建立愉快的沟通氛围。

同样地，当你与别人沟通工作时，将需要交流的内容整理为电邮，参考资料作为附件一并发出，不仅可以将工作交代得更清楚，延时互动的模式也给别人留下消化理解的时间。对于不是十万火急的事，懂得使用电邮沟通，是一种工作中的分寸感；意识到延时互动的必要性，更是对他人时间的理解和尊重。

2.深度交流

写邮件需要过脑子，而不是张口就来。这使得电邮在一些人看来很“费事”，不如微信或电话竹筒倒豆子一般畅快。畅快是畅快了，但沟通的效果呢？

我曾遇到通过电邮发出交易文件给客户，没过多久，我的微信就收到这位客户12条未读信息。我心里一惊，以为出了什么大问题，一刻不敢怠慢。看完信息，哭笑不得。信息内容大致如下：

“我们在会上提到一个增信措施，怎么没写在协议里呀？”

“哦哦，看到了，后面有写。” 

“重大资产为什么没有明细呢？”

“原来放在协议附件啊！”

……

12条信息，几乎没有实质问题或意见反馈，简直就是他阅读文件的“心理直播”。虽然十余条微信消息发起来方便，但这样的沟通是没有质量的，也让人对你的职业素养和专业能力产生怀疑。

不同于即时通讯的畅快便捷，深度思考是发邮件和回邮件的前提。电邮是按话题组织的，它对内容的集中讨论和存档，使信息不会因快速发言的时间流被冲散。这样的交流机制，使深度思考和有序交流得以可能。

当你决定写一封电邮，你是经过一些思考的。同样的，当你决定回复一封电邮，不仅需要思考，还要仔细阅读前一位发件人的内容。这使通过邮件组织的对话更能抵达高质量的沟通。

3.团队协同

即时通讯起源于点对点，尽管有群组功能，但对于组织团队成员有序工作，群组难担此任。

非诉项目多数要求团队协同，较大的交易项目，分部分或分任务多头推进是常态；随着项目前进，不断增加成员协助或变动律师，也是常态。群组功能对新人的加入是割裂的，新成员无法得知这个项目此前的工作进展和讨论过程，如果需要一一同步，将耗费大量工作时间。

电邮的往来记录很好地解决了这个问题。每个成员的工作进展和反馈，通过抄送功能就可以同步全员；新成员只要将相关历史电邮转发，就可了解项目的过去和当下。

更重要的是，很多大型项目需要旷日持久的工作过程。

一个IPO项目，进场时项目组员还是青涩实习生，上市敲钟时已经是两个孩子的母亲。如此长的时间跨度，如果没有电邮作为复杂项目和团队协同的长效沟通工具，很难有序推进下去。此外，对一些涉及跨境的项目，如境外投资或跨境并购，因交易各方存在时差，电邮是首选的沟通工具。

延时互动、深度交流和团队协同三个特点，使电邮虽不能如即时通讯那样“随时在线”，却有更高的工作效率。

4.存档留痕

前三个特点关乎工作效率，最后一个则关乎职业自我保护。电邮的存档留痕功能，是防范执业风险的措施之一。

项目中对某个敏感问题的律师意见，有时基于各种因素的限制，无法写入律所出具的正式书面文件当中。而这些问题，律师已充分核查并提示客户。此时，倘若你的提示仅仅是会议上的口头表述或电话沟通，因无法留痕而难以确认。

如果通过电邮留下沟通记录，既是对客户的提醒，也是对自我的保护——避免因客户决策不当致使已尽勤勉职责的律师承担不恰当的法律责任，俗称“背锅”。一旦发生纠纷，电邮记录可作为证据在庭审中使用。

此外，你对合伙人或团队律师就某些重要时点的提示，通过电邮也比口头沟通妥当。出现差错时，找出电邮核对责任在谁，比苦苦思索谁说了什么来得强。或许，这看上去有推卸责任的嫌疑，但一个专业高效的律师团队，应当是责任划分明晰的。

通过电邮存档留痕，明确自己的义务和责任，并建立职业的自我保护，是电邮更深层次的功能。 

03

一封得体电邮的6个要素

了解了电邮在律师工作中的角色和作用，接下来的问题便是——如何草拟一封得体的电邮。正如一道好菜从每一项原材料严格把关开始，一封电邮也从每一项构成要素严格把关。

我们将电邮拆解为6个核心要素：收件人、抄送、主题、正文、附件和签名档，分别如下。

1.收件人

如同烧菜第一步热锅宽油，选择正确的收件人是草拟电邮的第一步。

收件人不是所有和电邮有关的人，而是你直接汇报或交办的人，换言之，是需要对电邮作出回复的人。只需知晓而无须回复的相关人士，不在收件人范畴，列入抄送即可。

比如，在律师助理的协助下，你草拟了法律尽调报告初稿，需要发出给主办律师审阅。那么，收件人为主办律师，抄送团队或部门共同的合伙人（需知悉工作进度）、协助的律师助理（是报告的共同草拟人）以及本项目与尽调相关的其他同事（若有）。

此外，日常工作往来，留意将客户电邮定期保存进邮件系统通讯录，并准确命名其公司名称和职位岗位，避免命名错误或职岗不对应，发送电邮时失了礼仪。

2.抄送

抄送是发电邮中的技巧活儿。不同于收件人的确定性，抄送范围较为模糊，有时需要根据具体项目作不同调整。

总体而言，抄送针对的是所有和本次电邮有关的人士，可以是参与了电邮所述事项的讨论，或接下来工作中需要提供指导或支持。

如果是平级之间的工作往来，一般抄送给你们共同的合伙人或部门负责人；如果是跨团队或跨部门的合作，一般抄送给两个团队或部门的合伙人或负责人。

如果是回复客户，除了将直接对接的联系人作为收件人，在知晓对方直属领导或负责人时，也要将其作为重要电邮的抄送对象。

3.主题

主题是电邮的明眸大眼。在你收到电邮的第一时间，还未来得及看正文，便会先留意邮件标题。故而，邮件主题应当简要清晰。

一方面，主题应简要，避免政府公文“关于”之后几十字的长标题写法；另一方面，主题应清晰，什么项目的什么文件，表述言简意赅。有的交易出于保密需要，会拟定一个代号作为项目名称，从而避免在讨论时提到目标公司名称。

比如，某个股权并购项目拟定代号为“美牛项目”，则律师发出该项目交易文件初稿时，电邮主题可以为“美牛项目-股权转让协议V1”。若为常年法律顾问，则回复客户的电邮主题可以用“客户名称-咨询或处理的具体事宜”。

简洁清晰的主题，不仅可以清楚传达这封电邮要做什么，更有利于往后查询搜索，避免只在列表中看了它一眼，就再也找不见。通过项目代号或公司名称，即可准确找到你要的它。

4.正文

正文是电邮的主体，就像新疆大盘鸡里的鸡肉。对于电邮正文，最需要注意的是，正文内容不宜过长。如果你的邮件是讨论问题或答复疑问，需要详实的分析、论证、引用或解释，建议将正文内容写为备忘录，放入附件中。

一般而言，越简明扼要的邮件，越容易得到回复。篇幅越长，不仅阅读需要的时间越多，收件人回复的心理压力也越大。

缩减正文篇幅的方法之一，是区分哪些内容可以作为附件，而不必在正文罗列。当然，简要的前提是把事说清楚。有时间要求的，要将时间节点在正文突出表示，以便收件人清楚电邮的核心要求。

对于转发电邮，需要区分是让收件人执行任务还是仅参考了解。若为执行任务，需在电邮写明具体工作要求；若仅为参考，则无须在正文详述太多，收件人主要参考以往电邮和附件，正文简单标注FYI（For Your Information）即可。

但转发参考的情形，要注意检查收件人是否适合知悉全部以往电邮内容。有时，律师转发电邮只是为了给对方一个参考文件，但忘了删去以往电邮记录，进而将整个项目信息全部转发出去。

这是违反法律服务合同约定的行为，在实务中却因“手滑”频频发生。“手滑”只是说辞，背后是对行为风险的无意识。对待电邮，无论草拟、回复或转发，都不是一键操作的行为，多检查才能少犯错。

当你休假时，还需提前设置好自动回复。不让别人发来的电邮石沉大海，在自动回复中提供紧急事务可以联系的同事，并告知自己复工的具体时间，是休假前律师的常规动作。

5.附件

如果说正文是大盘鸡里的鸡肉，附件就是大盘鸡里的裤带面——虽不是主角，但少了你不完整。

工作中的“电邮事故”，最常见的就是漏发附件。往往收件方或抄送越多，越容易忘了附件。这个容易理解，绞尽脑汁写好正文后，以为大功告成了，长舒口气点了发送。刚发完就醒神了，忙不迭撤回。对此，可以尝试每次添加完抄送后，先添加附件再写正文，避免大盘鸡里忘了加面条。

对于有附件的电邮，一定要在正文里对附件稍作说明。比如附件有几份，分别为什么内容，如果需要特殊工具才能打开或设有密码的，要交代清楚。附件还要拾掇清秀，设置清晰的文件名称。

如有多个附件，且存在先后顺序的，建议为文件编号，打包压缩后再发出。附件本身就是电邮中容易被忽视的存在，收件人对阅读附件的欲望是较低的，若还杂乱无章，更会让人主动屏蔽。

6.签名档

签名档像一份礼物的包装纸，为电邮提供得体的落款。规模较大或管理规范的事务所，通常都对签名档设置有统一要求。

新人加入，获得电邮地址后，第一步要做的就是设置签名档，这是对外沟通的统一门脸。对于没有统一要求的，一般参照团队其他律师的风格设置，多数留下姓名、所名、职位和联系方式。

有时可以设置多个签名档，根据电邮类型是对内还是对外分别使用。对外发出的电邮，签名档更为正式、美观，适当添加事务所取得的重要荣誉。内部沟通的电邮，签名档则简洁明晰，保留核心联系信息即可。

这六项，既是一封电邮的构成要素，也是电邮的草拟步骤。据我观察，身边的律师朋友多少都有不同程度的电邮强迫症——一封邮件从发件人到签名档，不检查至少三遍不敢点击发出键。

结语

电邮不仅是一种沟通工具，更是一种效率工具。从发送到回复，时刻记得将自己置于对方的位置思考。当你是发件人，尽可能清晰表达；当你是收件人，尽可能及时回复。

通过一段时间的执业积累，你会发现，电邮中沉淀下来很多你的执业经历，与客户的沟通，与同事的交流，与项目组的讨论，愉快的、不愉快的都有。而你，就在这一封封电邮的传递中，获得属于自己的执业成长。

（版权声明：本文节选自《新律师进阶之路——非诉业务的思维与方法，中国法制出版社，2019.》）

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● 小蓝书获广州市律协“2019年度理论成果一等奖”，并入选京东读书“帮助法律工作者精进的实务指南榜单”，谢谢读者朋友们的支持。

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